שלושת מסמכי הבסיס
חשבונית מסחרית
שמות וכתובות מוכר וקונה, תיאור מדויק, כמות, מחיר, מטבע, ארץ מקור ותנאי מכר.
רשימת אריזה
מספר אריזות, תכולה, משקל ברוטו ונטו ומידות. הנתונים צריכים להתאים למטען ולחשבונית.
מסמך הובלה
שטר מטען אווירי או ימי ובו פרטי הצדדים, האריזות והוראות המסירה.
מסמכים אפשריים נוספים
- תעודת מקור
- רישיון יבוא או אישור מוצר
- מסמכי תקינה או התאמה
- מפרט טכני, קטלוג או רשימת רכיבים
- אישור או ייפוי כוח של היבואן
בדיקת עקביות
השוו בין כל המסמכים את השמות, הכתובות, הכמות, המשקל, הערך, המטבע, המקור ותיאור המוצר. בקשו תיקון לפני הנפקת מסמכים סופיים.
מקורות רשמיים
זהו מדריך כללי. הדרישות משתנות לפי המוצר, המקור, היבואן והרגולציה העדכנית.